Zaradi želje po optimizaciji delovnega časa in zmanjševanju stroškov dela ter ne nazadnje tudi pravični obremenitvi zaposlenih se vse več podjetij odloča za uvedbo sistemov za registracijo časa. Evidenca delovnega časa lahko podjetju prinese izdatne prihranke, obenem pa tudi poenostavi upravljanje s človeškimi viri.

Kaj potrebujemo za izvedbo sistema registracije časa?

Namen evidence delovnega časa je natančno beleženje prihodov zaposlenih na delo oz. njihovih odhodov z dela, porabljen čas za malico, trajanje odsotnosti zaradi službenih ali privatnih zadev, zamude, prezgodnje odhode z dela, koriščenje ur, dopustov, bolniško odsotnost itd. V kombinaciji z dobro organizacijo dela in stimulativnim nagrajevanjem lahko evidenca delovnega časa podjetju prinese izdatne prihranke, obenem pa tudi izboljša upravljanje s človeškimi viri.
Za postavitev registracije časa potrebujete registratorje delovnega časa, identifikacijska sredstva in programsko opremo za registracijo časa. V zahtevnejših sistemih je mogoče dodati tudi dodatne čitalnike, ki so povezani z registratorji časa.

Registratorji delovnega časa

Registratorji delovnega časa

Kontrolerji za registracijo delovnega časa so namenjeni beleženju prihodov zaposlenih na delo oz. njihovih odhodov z dela. Beležijo tudi dolžino malic, trajanje odsotnosti zaradi službenih ali privatnih zadev, zamude, prezgodnje odhode z dela, korišcenje ur, dopustov, bolniško odsotnost itd. Registracija delovnega časa poteka tako, da zaposleni ob rednem ali izrednem prihodu/odhodu približajo svojo brezkontaktno kartico kontrolerju, ki dogodek zabeleži/registrira. Na zaslonu kontrolerja za registracijo delovnega časa lahko zaposleni takoj preverijo pravilnost zabeleženih dogodkov.

Identifikacijska sredstva

Za identifikacijo pri registraciji svojih delovnih ur zaposleni lahko uporabljajo različna identifikacijska sredstva (brezkontaktne kartice, zapestnice ali obeske itd.).

Čitalniki

Čitalniki

V večjih in kompleksnejših sistemih registracije časa se lahko uporabljajo tudi dodatni čitalniki, ki so vezani na registrator delovnega časa.

Programska oprema

Strojna oprema za registracijo časa mora biti povezana s strežnikom, kjer teče programska oprema za registracijo časa.

Na računalniku teče bolj ali manj kompleksen program za registracijo časa, ki posamičnim imetnikom identifikacijskega sredstva določa pravice za registracijo časa in beleži njihove delovne ure.

Princip delovanja sistema registracije časa

1. Registracija na registratorju

Zaposleni vsak dogodek (prihod na delo, odmor za malico, odhod z dela itd.) registrirajo na kontrolerju za registracijo delovnega časa. To stori tako, da se s svojim identifikacijskim sredstvom predstavi kontrolerju ob vhodu. 

Identifikacijska sredstva, ki so dodeljena uporabnikom so lahko različna: brezkontaktne kartice, obeski, zapestnice itd. 

2. Beleženje dogodka – posredovanje in odgovor strežnika

Zabeležen dogodek zaposlenega registrator posreduje strežniku, kjer teče programska oprema za registracijo časa. Strežnik shrani in obdela dogodek. Podatki, ki se zaposlenemu ob registraciji prikažejo na zaslonu, so posredovan odgovor strežnika. 

Zabeležene dogodke registrator navadno posreduje strežniku, kadar pa je povezava s strežnikom začasno prekinjena, se zabeleženi podatki shranjujejo v interni spomin kontrolerja in se posredujejo strežniku, ko se povezava ponovno vzpostavi.

3. Strežnik s programsko opremo za beleženje delovnega časa

Celotni sistem registracije časa upravlja programska oprema Codeks TA za registracijo časa, ki teče na lokalnem strežniku. Na strežnik so povezani vsi registratorji delovnega časa, ki programu posredujejo dogodke, ki se uporabljajo za preračun delovnih ur zaposlenih.

Program Codeks TA upravlja s celotnim sistemov ter določa delovne urnike uporabnikov in shranjuje njihove podatke.