Zaradi želje po optimizaciji delovnega časa in zmanjševanju stroškov dela ter ne nazadnje tudi pravični obremenitvi zaposlenih se vse več podjetij odloča za uvedbo sistemov za registracijo časa. Evidenca delovnega časa lahko podjetju prinese izdatne prihranke, obenem pa tudi poenostavi upravljanje s človeškimi viri.

1. Registracija na registratorju

Zaposleni vsak dogodek (prihod na delo, odmor za malico, odhod z dela itd.) registrirajo na kontrolerju za registracijo delovnega časa. To stori tako, da se s svojim identifikacijskim sredstvom predstavi kontrolerju ob vhodu. 

Identifikacijska sredstva, ki so dodeljena zaposlenim so lahko različna: brezkontaktne kartice, obeski, zapestnice itd. 

2. Beleženje dogodka – posredovanje in odgovor strežnika

Zabeležen dogodek zaposlenega registrator posreduje strežniku, kjer teče programska oprema za registracijo časa. Strežnik shrani in obdela dogodek. Podatki, ki se zaposlenemu ob registraciji prikažejo na zaslonu, so posredovan odgovor strežnika. 

Zabeležene dogodke registrator navadno posreduje strežniku, kadar pa je povezava s strežnikom začasno prekinjena, se zabeleženi podatki shranjujejo v interni spomin kontrolerja in se posredujejo strežniku, ko se povezava ponovno vzpostavi.

3. Strežnik s programsko opremo za beleženje delovnega časa

Celotni sistem registracije časa upravlja programska oprema Codeks TA za registracijo časa, ki teče na lokalnem strežniku. Na strežnik so povezani vsi registratorji delovnega časa, ki programu posredujejo dogodke, ki se uporabljajo za preračun delovnih ur zaposlenih.

Program Codeks TA upravlja s celotnim sistemov ter določa delovne urnike zaposlenih in shranjuje njihove podatke.

1. Registracija prek Codeks Mobility

Zaposleni lahko dogodke registracije časa zabeležijo na svoji mobilni napravi s pomočjo aplikacije Codeks Mobility za registracijo časa. Za registracijo prihoda ali odhoda z dela zaposleni enostavno kliknejo Registriraj, kar simulira približanje kartice fizičnemu kontrolerju.

Za beleženje poslovnih ali privatnih izhodov med delovnim časom pa zaposleni pred registracijo najprej aktivirajo ustrezno tipko.

2. Beleženje in posredovanje dogodka

Aplikacija Codeks Mobility si bo dogodek zabeležila in ga posredovala strežniku, kjer teče programska oprema za registracijo časa. Strežnik shrani in obdela dogodek ter pošlje odgovor, ki se zaposlenemu prikaže v novem pojavnem oknu. 

Če zaposleni v trenutku registracije nima povezave, bo aplikacija shranila dogodek med nesinhronizirane dogodke, na strežnik pa ga bo poslala, ko bo ponovno vzpostavila povezavo s strežnikom.

3. Codeks programska oprema in dodatek Codeks Virtual Card

Celotni sistem registracije časa upravlja programska oprema Codeks TA za registracijo časa, ki teče na lokalnem strežniku. Prek mobilne aplikacije Codeks Mobility lahko registrirajo dogodke registracije časa samo tisti zaposleni, ki imajo v sistemu dodeljeno virtualno identifikacijsko sredstvo Codeks Virtual Card.

Za dodelitev virtualnih kartic zaposlenim morate dokupiti licenčno kodo Codeks Virtual Card, ki v vaš sistem doda ustrezno število virtualnih kartic za zaposlene.

Aplikacija Codeks Mobility ima razvejano možnost uporabe. Z uporabo NFC funkcije mobilnih naprav je prek mobilne aplikacije Codeks Mobility možna registracija delovnega časa zaposlenega na oddaljeni lokaciji preko JANTAR NFC SPOT točke. Prav tako pa je preko mobilne aplikacije Codeks Mobility možna registracija več zaposlenih na eni mobilni napravi.

Z uporabo NFC tehnologije mobilnih naprav se zaposleni lahko registrirajo na oddaljenih lokacijah, tako da približajo svojo mobilno napravo na JANTAR NFC SPOT, ki je nameščen na lokaciji in registriracijo potrdijo v aplikaciji Codeks Mobility.

Drug način uporabe NFC tehnologije pa je registracija več zaposlenih na isti mobilni napravi. Zaposleni približajo svojo (MIFARE) kartico telefonu npr. vodji gradbišča in se s tem registrirajo v aplikaciji Codeks Mobility.

Kaj potrebujemo za izvedbo sistema registracije časa?

Namen evidence delovnega časa je natančno beleženje prihodov zaposlenih na delo oz. njihovih odhodov z dela, porabljen čas za malico, trajanje odsotnosti zaradi službenih ali privatnih zadev, zamude, prezgodnje odhode z dela, koriščenje ur, dopustov, bolniško odsotnost itd. V kombinaciji z dobro organizacijo dela in stimulativnim nagrajevanjem lahko evidenca delovnega časa podjetju prinese izdatne prihranke, obenem pa tudi izboljša upravljanje s človeškimi viri.
Za postavitev registracije časa potrebujete registratorje delovnega časa, identifikacijska sredstva in programsko opremo za registracijo časa. V zahtevnejših sistemih je mogoče dodati tudi dodatne čitalnike, ki so povezani z registratorji časa.

Registratorji delovnega časa

Registratorji delovnega časa

Kontrolerji za registracijo delovnega časa so namenjeni beleženju prihodov zaposlenih na delo oz. njihovih odhodov z dela. Beležijo tudi dolžino malic, trajanje odsotnosti zaradi službenih ali privatnih zadev, zamude, prezgodnje odhode z dela, korišcenje ur, dopustov, bolniško odsotnost itd. Registracija delovnega časa poteka tako, da zaposleni ob rednem ali izrednem prihodu/odhodu približajo svojo brezkontaktno kartico kontrolerju, ki dogodek zabeleži/registrira. Na zaslonu kontrolerja za registracijo delovnega časa lahko zaposleni takoj preverijo pravilnost zabeleženih dogodkov.

Identifikacijska sredstva

Za identifikacijo pri registraciji svojih delovnih ur zaposleni lahko uporabljajo različna identifikacijska sredstva (brezkontaktne kartice, zapestnice ali obeske itd.).

Čitalniki

Čitalniki

V večjih in kompleksnejših sistemih registracije časa se lahko uporabljajo tudi dodatni čitalniki, ki so vezani na registrator delovnega časa.

Programska oprema

Strojna oprema za registracijo časa mora biti povezana s strežnikom, kjer teče programska oprema za registracijo časa.

Na računalniku teče bolj ali manj kompleksen program za registracijo časa, ki posamičnim imetnikom identifikacijskega sredstva določa pravice za registracijo časa in beleži njihove delovne ure.

Codeks Mobility

CodeksMobility Mobilna aplikacija Codeks Mobility omogoča zaposlenim, da registrirajo svoje delovne ure kar s pomočjo svojega pametnega telefona, prav tako pa omogoča uporabo NFC funkcije.